Thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, đây cũng là thời điểm vàng để các doanh nghiệp bổ sung những quy định chung về hóa đơn điện tử. Ngoài những thông tư, nghị định hiện hành, doanh nghiệp cần bổ sung thêm những kỹ năng về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, cách tra cứu hóa đơn điện tử, cách xóa, hủy hóa đơn điện tử… Cùng điểm lại một số lưu ý cụ thể khi triển khai sử dụng hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.
Lưu ý đầu tiên mà doanh nghiệp cần biết đó chính là hóa đơn điện tử không có khái niệm liên, bên mua, bên bán và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất
Tiếp đó, khách hàng cá nhân, khách lẻ không cần hóa đơn để kê khai thuế thì không cần chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử. Đối với trường hợp khách hàng là doanh nghiệp, cần hóa đơn để thực hiện kê khai thuế thì bắt buộc phải có chữ ký của bên mua.
Để phục vụ cho việc quyết toán và lưu trữ hóa đơn, bên mua có thể yêu cầu bên bán chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy có đầy đủ chữ ký và dấu
Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành cho người mua, nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc bên mua và bên bán chưa kê khai thuế:
https://blogkientruc.com/phap-luat-hien-hanh-quy-dinh-the-nao-ve-xuat-lui-ngay-hddt/
+ Trong trường hợp phát hiện sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận cả hai bên.
+ Đối với hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phụ vụ cho việc tra cứu của cơ quan thuế. Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua và trên hóa đơn phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã thực hiện giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bên mua và bên bán đã thực hiện kê khai thuế sau đó phát hiện sai sót thì:
+ Hai bên mua và bán phải tiến hành lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, có chữ ký điện tử cả hai bên, đồng thời bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
+ Trên hóa đơn điều chỉnh, cần phải ghi rõ tăng (giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn điện tử số…ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên mua và bên bán thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử cũng là vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần hết sức lưu ý để đảm bảo quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được diễn ra theo đúng quy định về hóa đơn điện tử.